我帮人把一件重复工作从2小时压到20分钟，关键不是AI多高级

前几天有个朋友来问我，说他现在最烦的不是加班，而是每次开完会以后要整理纪要。

不是那种正式公文级纪要，就是内部沟通会、进度会、问题会。每次一开完，人脑子已经乱了，后面还得把零碎记录整理成：

会议结论
待办事项
负责人
时间节点
他原来的做法很典型：

先把纸上和微信里的零散记录凑一起
自己看一遍，划重点
再重新写成一版能发群里的文字
发出去以后再被追问“这条是谁负责”“哪天完成”
一次会如果内容多一点，前后经常要磨一个多小时，复杂点能到两小时。

我没先跟他聊什么模型，也没先推荐工具。

我先问了他 4 个问题：

你手里原始材料是什么，录音、速记还是聊天记录？
你最后发出去的纪要，最常见结构是什么？
领导最在意的是完整，还是能快速看懂？
最容易出错的是哪一块？
问完以后，这个场景就清楚了。

他的问题不是“不会用 AI”，而是以前没有把任务标准化。

后来我帮他做的，不是什么复杂系统，就是一套固定流程：

第一步，把原始记录按时间顺序整理成一段输入
第二步，让 AI 先做“信息去重和归类”，不要上来就写成品
第三步，再让 AI 按固定结构输出纪要
第四步，最后加一道人工检查，只看责任人和时间节点

关键点在第二步。

很多人一上来就让 AI “帮我整理会议纪要”，结果出来一堆看着像样、实际容易漏责任人的东西。

我给他换成了两段式提示：

第一段只做归类：

哪些是决定事项
哪些是待办事项
哪些只是讨论过程
第二段才做正式输出：

会议主题
结论摘要
待办清单
负责人
截止时间
这样一拆，错误率马上下来了。

最后的结果是：

原来一次整理要 1 到 2 小时
现在大部分会 20 分钟左右能结束
重点不是完全不用脑子，而是不用从头硬写
我一直觉得，很多人对 AI 的期待一开始就错了。

不是“它替你工作”，而是“它先帮你把乱的东西变整齐”。

这中间最值钱的，其实不是模型名字，而是你有没有把场景拆开。

当然，这种场景也有边界。

如果原始记录残缺得太厉害，或者会议本身没有明确结论，那 AI 也救不了。

但如果你只是卡在“重复整理、重复表达、重复提炼”，它真的很适合先接一刀。

我现在做的小服务基本也是这个思路：不卖大课，不讲空概念，只解决一个具体任务。

如果你手里也有这种反复折腾、又不是特别复杂的工作，可以直接说场景，我帮你判断值不值得做。
如果只是想交流，也欢迎直接在帖里说你的场景。
如果你不想公开讲，也可以私信加我V
备注：天涯渺小